Hợp đồng cung ứng KMnO4 định kỳ: điều khoản kỹ thuật cần thống nhất

Hợp đồng cung ứng KMnO4 định kỳ không nên chỉ quy định giá, tổng khối lượng và phương thức thanh toán. Potassium Permanganate là hóa chất oxy hóa được sử dụng trực tiếp trong xử lý nước và nhiều công đoạn sản xuất, vì vậy doanh nghiệp cần thống nhất rõ tên hàng, hàm lượng, xuất xứ, quy cách, hồ sơ theo lô, tiêu chí nghiệm thu, điều kiện giao nhận và cách xử lý sản phẩm không phù hợp.

Một hợp đồng có phụ lục kỹ thuật đầy đủ giúp bộ phận thu mua, kho, chất lượng và vận hành sử dụng cùng một tiêu chuẩn. Khi có khác biệt về bao bì, mã lô, COA hoặc hiệu quả cấp liệu, hai bên cũng có căn cứ để kiểm tra thay vì xử lý theo trao đổi miệng.

Khi nào doanh nghiệp nên ký hợp đồng cung ứng KMnO4 định kỳ?

Hình thức cung ứng định kỳ phù hợp với đơn vị:

• Sử dụng KMnO4 liên tục theo tháng hoặc quý.
• Cần duy trì mức tồn kho an toàn.
• Có nhiều nhà máy hoặc điểm sử dụng.
• Phải kiểm soát COA theo từng mã lô.
• Muốn cố định tiêu chuẩn bao bì và quy cách.
• Cần chia lịch giao thành nhiều đợt.
• Muốn giảm rủi ro mua gấp khi sản xuất tăng.
• Cần quy định trước phương án xử lý lô bất thường.

Trước khi ký dài hạn, doanh nghiệp nên hoàn thành bước đánh giá nhà cung cấp KMnO4 cho đơn vị xử lý nước qua hồ sơ, mẫu hoặc một số lần giao thực tế.

Thông tin sản phẩm phải được ghi thống nhất

Không nên chỉ ghi “thuốc tím công nghiệp”. Cách ghi này chưa xác định được hàm lượng, xuất xứ, cấp chất lượng hoặc quy cách mà bên mua đã phê duyệt.

Điều khoản về tên hàng và nhận diện hóa chất

Tên sản phẩm trong hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu giao và COA cần đồng nhất.

Nội dung nhận diện nên bao gồm:

• Potassium Permanganate.
• Công thức KMnO4.
• CAS 7722-64-7.
• Hàm lượng 99%.
• Dạng tinh thể.
• Xuất xứ.
• Quy cách.
• Mã vật tư nội bộ nếu có.

Điều khoản này giúp tránh nhầm giữa:

• KMnO4 công nghiệp và loại dùng trong phòng thí nghiệm.
• Hàng nguyên thùng và hàng đã san chia.
• Quy cách 25 kg và 50 kg.
• Nguồn hàng đã phê duyệt và nguồn thay thế.
• Potassium Permanganate với các hợp chất mangan khác.

Điều khoản về hàm lượng và tiêu chuẩn chất lượng

Hợp đồng cần xác định rõ tiêu chuẩn chấp nhận thay vì chỉ ghi “chất lượng theo nhà sản xuất”.

Các nội dung nên thống nhất gồm:

• Hàm lượng KMnO4.
• Giới hạn tối thiểu hoặc khoảng chấp nhận.
• Ngoại quan.
• Chất không tan nếu ứng dụng yêu cầu.
• Độ ẩm hoặc chỉ tiêu liên quan khi cần.
• Những tạp chất ảnh hưởng công đoạn.
• Phương pháp thử hoặc tiêu chuẩn tham chiếu.
• Cách xử lý khi kết quả nội bộ khác COA.

Một lô đạt hàm lượng nhưng bị ẩm, mất niêm phong hoặc có bao bì nhiễm dầu vẫn cần được cách ly để đánh giá. Tiêu chuẩn chất lượng vì vậy phải đi cùng tiêu chuẩn giao nhận.

Điều khoản về xuất xứ và nguồn hàng

Nếu doanh nghiệp đã phê duyệt một nguồn cụ thể, hợp đồng cần ghi rõ:

• Xuất xứ.
• Nhà sản xuất hoặc thông tin nguồn theo hồ sơ.
• Có chấp nhận nguồn thay thế hay không.
• Thời gian thông báo trước khi thay đổi.
• Hồ sơ cần gửi để đánh giá nguồn mới.
• Quy trình phê duyệt trước khi giao.

Không nên tự động chuyển từ hàng Ấn Độ sang Trung Quốc hoặc ngược lại chỉ vì cùng công thức và hàm lượng.

Thay đổi nguồn có thể làm thay đổi:

• Quy cách bao bì.
• Cấu trúc nhãn.
• Kích thước hạt.
• Tỷ lệ hạt mịn.
• COA.
• Khả năng cấp liệu.
• Điều kiện nâng chuyển.
• Kế hoạch tồn kho.

Điều khoản về quy cách đóng gói

KMnO4 99% Ấn Độ – 25 kg/thùng

Dòng thuốc tím KMnO4 99% Ấn Độ có:

• Hàm lượng 99%.
• Xuất xứ Ấn Độ.
• Quy cách 25 kg/thùng.

Quy cách này phù hợp khi doanh nghiệp:

• Sử dụng lượng vừa phải.
• Có nhiều điểm cấp.
• Muốn mở lần lượt từng thùng nhỏ.
• Cần giảm lượng hóa chất còn lại sau mở.
• Có điều kiện nâng chuyển hạn chế.

KMnO4 99% Trung Quốc – 50 kg/thùng

Dòng thuốc tím KMnO4 99% Trung Quốc có:

• Hàm lượng 99%.
• Xuất xứ Trung Quốc.
• Quy cách 50 kg/thùng.

Quy cách này phù hợp hơn với hệ thống:

• Sử dụng thường xuyên.
• Tiêu thụ lượng lớn trong mỗi kỳ.
• Có kho tập trung.
• Có thiết bị nâng chuyển phù hợp.
• Muốn giảm số kiện giao nhận.

Hợp đồng nên quy định thêm:

• Khối lượng tịnh mỗi thùng.
• Tình trạng nắp và niêm phong.
• Lớp lót.
• Thông tin nhãn.
• Cách xếp pallet.
• Yêu cầu bao bì nguyên vẹn.
• Cách xử lý thùng móp, thủng hoặc ẩm.

Điều khoản về nhãn và mã lô

Nhãn phải cho phép bên mua nhận diện và truy xuất sản phẩm.

Thông tin cần có gồm:

• Tên hóa chất.
• Hàm lượng.
• Xuất xứ.
• Quy cách.
• Khối lượng tịnh.
• Mã lô.
• Thông tin nhà sản xuất hoặc đơn vị liên quan.
• Cảnh báo theo sản phẩm.

Hợp đồng cần nêu rõ cách xử lý khi:

• Nhãn bị mờ hoặc bong.
• Mã lô không đọc được.
• Nhãn không khớp COA.
• Một lần giao có nhiều mã lô.
• Có nhãn dán chồng làm mất dữ liệu gốc.
• Bao bì đã được san chia.

Thùng không truy xuất được không nên được nhập vào trạng thái hàng đạt.

Điều khoản về COA theo từng mã lô

COA cần thuộc đúng lô thực tế được giao.

Hai bên nên thống nhất:

• Thời điểm gửi COA.
• Hình thức bản điện tử hoặc bản kèm hàng.
• Các chỉ tiêu bắt buộc.
• Mã lô trên COA phải khớp nhãn.
• Cách xử lý khi một chuyến gồm nhiều lô.
• Trách nhiệm bổ sung nếu hồ sơ thiếu.
• Quy trình xác minh tài liệu nghi ngờ.

Bảng thông số kỹ thuật chung không thay thế COA. Tài liệu chung chỉ mô tả tiêu chuẩn sản phẩm, trong khi COA phải có kết quả gắn với mã lô.

Doanh nghiệp có thể dùng bài COA thuốc tím KMnO4 và các chỉ tiêu cần đối chiếu giữa các lô làm căn cứ xây dựng phụ lục nghiệm thu.

Điều khoản về SDS và tài liệu an toàn

SDS hoặc MSDS phải phù hợp với:

• Potassium Permanganate.
• Công thức KMnO4.
• CAS 7722-64-7.
• Sản phẩm thực tế.
• Đơn vị phát hành liên quan.
• Phiên bản được kiểm soát.

Hợp đồng nên quy định:

• Ngôn ngữ tài liệu.
• Định dạng.
• Thời điểm cung cấp.
• Cách thông báo khi có phiên bản mới.
• Trách nhiệm đánh giá thay đổi.

SDS thường áp dụng theo sản phẩm, không nhất thiết phát hành theo từng lô như COA.

Danh mục chứng từ cần liệt kê cụ thể

Tùy yêu cầu đơn hàng, bộ chứng từ có thể gồm:

• COA đúng mã lô.
• SDS hoặc MSDS.
• Hóa đơn.
• Phiếu giao hàng.
• Phiếu đóng gói.
• Thông tin xuất xứ.
• CO, CQ hoặc tài liệu khác khi đã được thỏa thuận và có thể cung cấp.
• Biên bản giao nhận.
• Hồ sơ truy xuất.
• Tài liệu phục vụ nghiệm thu nội bộ.

Không nên dùng cụm “đầy đủ chứng từ” mà không liệt kê, vì mỗi bên có thể hiểu phạm vi khác nhau.

Điều khoản về sản lượng dự kiến

Hợp đồng nên phân biệt rõ:

• Tổng sản lượng dự kiến.
• Khối lượng tối thiểu.
• Khối lượng tối đa.
• Khối lượng mỗi lần gọi hàng.
• Biên độ điều chỉnh.
• Chu kỳ giao.
• Thời gian báo trước.
• Quy cách áp dụng cho từng đợt.

Sản lượng dự kiến giúp nhà cung cấp lập kế hoạch, nhưng không nên được coi là đơn hàng chắc chắn nếu bên mua chưa phát hành yêu cầu mua cụ thể.

Cơ chế gọi hàng theo từng đợt

Hợp đồng khung cần đi kèm cơ chế xác nhận đơn.

Nên quy định:

• Người có thẩm quyền phát hành yêu cầu.
• Kênh gửi đơn.
• Nội dung bắt buộc.
• Thời điểm đơn được coi là đã xác nhận.
• Cách điều chỉnh hoặc hủy.
• Địa điểm giao.
• Thời gian giao dự kiến sau xác nhận.
• Hồ sơ cần gửi trước khi xe đến.

Đơn từng đợt nên ghi rõ:

• Khối lượng.
• Quy cách.
• Xuất xứ.
• Giá áp dụng.
• Địa chỉ giao.
• Khung giờ.
• Người nhận.
• Điều kiện dỡ hàng.

Điều khoản về giá và điều chỉnh giá

Giá KMnO4 có thể thay đổi theo:

• Xuất xứ.
• Quy cách.
• Khối lượng.
• Chi phí vận chuyển.
• Địa điểm giao.
• Thời điểm mua.
• Điều khoản thanh toán.
• Yêu cầu hồ sơ.
• Tình trạng nguồn cung.

Hợp đồng nên nêu:

• Giá đã gồm thuế hay chưa.
• Đã gồm vận chuyển hay chưa.
• Đơn vị tính.
• Chu kỳ rà soát giá.
• Thời gian báo trước khi điều chỉnh.
• Đơn đã xác nhận có giữ nguyên giá không.
• Các trường hợp phát sinh chi phí.

Không nên cam kết một mức giá cố định dài hạn nếu chưa thống nhất cơ chế xử lý biến động.

Điều khoản về giao nhận

Mỗi điểm nhận có thể khác nhau về:

• Giới hạn tải trọng.
• Khung giờ.
• Thủ tục vào cổng.
• Vị trí dỡ hàng.
• Thiết bị nâng.
• Yêu cầu pallet.
• Người kiểm tra.
• Quy trình an toàn.
• Thời gian chờ.

Điều khoản giao nhận cần xác định:

• Bên chịu trách nhiệm vận chuyển.
• Bên chịu trách nhiệm dỡ hàng.
• Loại phương tiện phù hợp.
• Điều kiện khi trời mưa.
• Cách xử lý khi mặt bằng chưa sẵn sàng.
• Thời điểm chuyển giao trách nhiệm.
• Hồ sơ ký nhận.

Tiêu chí kiểm tra tại thời điểm nhận hàng

Bên mua nên có quyền kiểm tra:

• Phương tiện.
• Số lượng.
• Quy cách.
• Mã lô.
• Nhãn.
• Niêm phong.
• Thành và đáy thùng.
• Pallet.
• Dấu hiệu ẩm.
• Dấu hiệu dầu mỡ.
• COA.
• SDS.
• Chứng từ giao hàng.

Hai bên cần thống nhất quyền:

• Tạm dừng dỡ hàng.
• Cách ly thùng bất thường.
• Chụp ảnh và lập biên bản.
• Nhận có điều kiện.
• Yêu cầu bổ sung hồ sơ.
• Từ chối phần hàng không phù hợp.

Quy trình thực tế có thể dựa trên bài kiểm tra bao bì, nhãn và tình trạng lô KMnO4 khi nhận hàng.

Điều khoản lấy mẫu và kiểm nghiệm

Khi doanh nghiệp có chương trình kiểm tra đầu vào, hợp đồng nên quy định:

• Ai thực hiện lấy mẫu.
• Số lượng thùng được lấy.
• Mẫu riêng hay mẫu gộp.
• Phương pháp kiểm nghiệm.
• Tiêu chí chấp nhận.
• Thời gian trả kết quả.
• Cách lưu mẫu.
• Phương án khi hai bên có kết quả khác nhau.
• Đơn vị thử nghiệm độc lập khi cần.

Không nên ghi “kiểm tra theo tiêu chuẩn bên mua” nếu tiêu chuẩn chưa được cung cấp và thống nhất trước.

Điều khoản xử lý lô không phù hợp

Lô hàng cần được đánh giá khi:

• COA không khớp mã lô.
• Sai hàm lượng.
• Sai xuất xứ.
• Sai quy cách.
• Thiếu số lượng.
• Bao bì bị thủng.
• Niêm phong hỏng.
• Sản phẩm bị ẩm.
• Vón nghiêm trọng.
• Bao bì dính dầu mỡ.
• Có tạp chất lạ.
• Nhãn mất khả năng truy xuất.
• Kết quả kiểm nghiệm không đạt.

Hợp đồng nên quy định:

1. Thời hạn bên mua phải thông báo.
2. Hồ sơ cần cung cấp.
3. Cách cách ly hàng.
4. Quyền lấy mẫu xác nhận.
5. Thời gian phản hồi.
6. Cách kiểm tra nguyên nhân.
7. Phương án đổi, thu hồi hoặc xử lý.
8. Trách nhiệm chi phí.
9. Cách quản lý phần hàng đã sử dụng.
10. Biện pháp phòng ngừa cho lần giao sau.

Không nên dùng tiếp lô nghi ngờ chỉ để giảm tồn kho.

Điều khoản lưu mẫu và truy xuất

Mỗi mã lô nên liên kết được với:

• COA.
• Ngày giao.
• Số lượng.
• Vị trí kho.
• Ngày mở thùng.
• Bộ phận sử dụng.
• Thời điểm bắt đầu và kết thúc lô.
• Mức tiêu thụ.
• Dữ liệu vận hành.
• Mẫu lưu khi có.

Hai bên có thể thống nhất trách nhiệm lưu mẫu và thời hạn sử dụng mẫu trong xử lý khiếu nại. Doanh nghiệp nên triển khai lưu mẫu và truy xuất lô KMnO4 trong quản lý chất lượng song song với hợp đồng.

Điều khoản thông báo thay đổi

Nhà cung cấp nên thông báo trước khi thay đổi:

• Nhà sản xuất.
• Xuất xứ.
• Hàm lượng.
• Tiêu chuẩn.
• Phương pháp thử.
• Quy cách.
• Bao bì.
• Nhãn.
• Cấu trúc COA.
• Điều kiện vận chuyển.

Bên mua cần có thời gian đánh giá ảnh hưởng đến:

• Thiết bị cấp.
• Kho.
• Tiêu chuẩn nghiệm thu.
• SOP.
• Dữ liệu an toàn.
• Chất lượng đầu ra.

Phụ lục kỹ thuật nên có những gì?

Những lỗi thường gặp khi ký hợp đồng

Chỉ ghi “thuốc tím”

Không xác định được cấp chất lượng, hàm lượng và quy cách.

Không yêu cầu COA đúng lô

Doanh nghiệp không có cơ sở đối chiếu giữa các lần giao.

Không quy định trường hợp nhiều mã lô

Kho dễ gộp lô và mất truy xuất.

Không mô tả bao bì

Khó xử lý khi thùng móp, mất niêm phong hoặc bị ẩm.

Không thống nhất cơ chế kiểm nghiệm lại

Hai bên dễ tranh chấp khi kết quả khác nhau.

Không có điều khoản thay đổi nguồn

Hàng có thể được giao từ nguồn chưa được phê duyệt.

Chỉ so giá mỗi kilôgam

Bỏ qua chi phí nâng chuyển, kiểm nghiệm, tồn sau mở, tắc thiết bị và xử lý lô không phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng cung ứng KMnO4 cần ghi những thông tin nào?

Cần ghi tên Potassium Permanganate, công thức KMnO4, CAS 7722-64-7, hàm lượng 99%, xuất xứ, quy cách, COA theo lô, giao nhận và tiêu chí nghiệm thu.

COA có cần gửi theo từng lần giao không?

COA phải thuộc đúng mã lô được giao. Một chuyến có nhiều mã lô cần có khả năng đối chiếu từng lô.

Có thể thay đổi xuất xứ trong thời hạn hợp đồng không?

Có thể nếu hai bên đã thống nhất cơ chế thông báo, đánh giá và phê duyệt trước khi giao.

Nên chọn thùng 25 kg hay 50 kg?

Cần dựa trên mức tiêu thụ, điều kiện kho, thiết bị nâng và thời gian một thùng ở trạng thái đã mở.

Hợp đồng có cần quy định lấy mẫu không?

Nên có khi doanh nghiệp thực hiện kiểm nghiệm đầu vào hoặc cần cơ chế giải quyết chênh lệch kết quả.

Hàng thiếu COA có thể nhập kho không?

Chỉ nên nhận theo trạng thái có điều kiện. Lô phải được cách ly và chưa được cấp phát.

Kết quả kiểm nghiệm khác COA xử lý thế nào?

Cần rà soát lấy mẫu, phương pháp, thiết bị, mẫu lưu và áp dụng cơ chế kiểm nghiệm xác nhận đã thống nhất.

Hợp đồng khung có thay thế đơn đặt hàng từng đợt không?

Không hoàn toàn. Đơn từng đợt vẫn cần xác nhận khối lượng, giá, địa điểm và thời gian giao.

Gửi yêu cầu cung ứng KMnO4 định kỳ

Khi gửi yêu cầu, doanh nghiệp nên cung cấp mức sử dụng trung bình, nhu cầu cao điểm, quy cách 25 kg hoặc 50 kg, địa điểm giao, tần suất nhận, tiêu chí nghiệm thu và danh mục hồ sơ cần kèm theo.

Hóa Chất Miền Bắc hỗ trợ đối chiếu nguồn hàng KMnO4 99%, COA, SDS và phương án giao theo từng đơn cụ thể. Tồn kho, mã lô và lịch giao được xác nhận tại thời điểm phát hành yêu cầu mua.

Hotline tư vấn 24/7: 093.456.2868

Hải Phòng – Quảng Ninh, gồm Hải Dương: 093.456.2868

Hà Nội và các tỉnh phía Bắc: 0974.74.2868

Bắc Ninh – Hưng Yên, gồm Bắc Giang và Thái Bình: 0981.74.2868

Ninh Bình – Thanh Hóa – Nghệ An, gồm Nam Định và Hà Nam: 093.456.6186